KTQ: Terminplanung
8 Monate vor Ablauf des Zertifikats nötig
April 2008: Die KTQ GmbH hat auf Nachfrage von JOMEC klargestellt:
Das gesamte KTQ-Rezertifizierungsverfahren muss sechs Wochen vor Ablauf des Zertifikats abgeschlossen sein, damit das Zertifikat rechtzeitig ausgestellt werden kann. Wir empfehlen einen zusätzlichen Puffer von 2 Wochen. 12 Wochen vor der Visitation muss der Selbstbewertungsbericht fertiggestellt sein. Gleichzeitig schlagen einige Zertifizierungsstellen wegen Überlastung Alarm. Mittlerweile kommt es schon zu Wartezeiten von bis zu 6 Monaten ab Antrag, bis ein Termin zur Re- oder Erstzertifizierung frei ist. Einerseits stehen derzeit viele Erst- und Rezertifizierungen an, andererseits sind manche Zertifizierungsstellen besonders gefragt, weil sie einen guten Service bieten. Für die KTQ-Rezertifizierung bedeutet das: Spätestens 8 Monate vor Ablauf des Zertifikats sollten die Termine fixiert werden.
Die JOMEC-Anfrage räumte noch eine weitere Unsicherheit aus. Für alle, die das Zertifikat bewusst auslaufen lassen wollten, um wie bei einer Erstzertifizierung behandelt zu werden, gilt: Wenn das Zertifikat bereits abgelaufen ist, zählt die spätere Zertifizierung trotzdem als Rezertifizierung mit den damit verbundenen höheren Anforderungen. Der Unterschied: Das Datum im Zertifikat, seit wann das Haus KTQ-zertifiziert ist, nennt dann den Zeitpunkt der Rezertfizierung statt den der Erstzertifizierung.
Tipp: Kurz-Check zur effizienten Planung und Vorbereitung der Rezertifizierung
Ein bis drei Tage vor Ort genügen in der Regel, um die Zertifizierungsreife einzuschätzen. Wer den für die Rezertifizierung nötigen Aufwand in Grenzen halten möchte, muss Schwachstellen und ihre Relevanz für die Bewertung genau kennen – erst dann sollten Klinikleitung, QMB und Projektgruppen gezielt in die Vorbereitung einsteigen.
Der Hintergrund: Die Anforderungen bei der Rezertifizierung steigen, da die Visitoren Qualitätsfortschritte erwarten, der aktuelle KTQ-Katalog strengere Bewertungsmaßstäbe vorgibt und in allen Themenbereichen nach „Check“ und „Act“ gefragt wird, sprich nach Kennzahlen und Qualitätssicherung.
Ein guter Kurz-Check beantwortet folgende Fragen:
- Wie wäre die momentane Punktbewertung und würde sie für eine erfolgreiche Rezertifizierung genügen?
- In welchen Bereichen müssen welche Maßnahmen ergriffen werden, um das Zertifikat nicht zu gefährden?
- Welche Maßnahmen haben Priorität, weil sie besonders hoch bewertet werden?
- Welche Kennzahlen müssen entwickelt und ausgewertet werden?
- Genügen die seit der letzten Zertifizierung ergriffenen Maßnahmen den Anforderungen im Visitationsbericht?
Viel Arbeit erspart sich, wer bereits im Rahmen des Kurz-Checks den alten Selbstbewertungsbericht in die aktuelle Katalog-Version transformiert, was auch per Software möglich ist. Damit lässt sich der momentane Punktestand realistisch bewerten. Obendrein ist das die halbe Miete für den Selbstbewertungsbericht.
Wir bieten einen Kurz-Check auf Grundlage langjähriger Erfahrungswerte an. Fragen Sie nach unseren Leistungen zur Begleitung von Zertifizierungen.