Fehler bei der KTQ-Zertifizierung vermeiden
Üben Sie Begehungen und kollegiale Dialoge bei der Probe-Visitation
- Bei der KTQ-Visitation / Kollegialen Dialogen zählt optimale Vorbereitung und klare Präsentation
Können Sie sich an Ihr letztes Bewerbungsgespräch erinnern?
- Ähnlich ist die Ausgangslage, wenn der Visitationstermin für eine KTQ-Zertifizierung näher rückt. Die Nervosität steigt. Und selbst, wenn man sich gut vorbereitet hat, ist man unsicher, wie es ausgeht. Die Hürde liegt erfahrungsgemäß hoch.
Eine erfolgreiche Visitation bzw. Zertifizierung kann man ebenso wenig garantieren wie Erfolg beim Bewerbungsgespräch. Sie hängt von vielen Faktoren ab. Dennoch lassen sich durch eine gründliche Vorbereitung viele Fehler vermeiden.
Die sogenannten Kollegialen Dialoge einer KTQ-Zeritfizierung sind oft der Knackpunkt einer Visitation. Sie folgen stets der Begehung eines Klinikbereiches. In einem rund 45-Minütigen Gespräch werden Mitarbeiter des begangenen Bereiches ausführlich und detailliert zu ihrer Arbeit befragt. Gefährlich ist es jedoch, zur Vorbereitung Fragen und Antworten auswendig zu lernen. Jede Visitation und jeder „Kollegiale Dialog“ folgt einer eigenen Dynamik und hängt von den jeweils beteiligten Personen ab.
Auf Grundlage unserer während vieler Zertifizierungsverfahren gewonnenen Erfahrungen sind wir in der Lage, eine bestmögliche Vorbereitung, die Projektkoordination verschiedener QM-Arbeitsgruppen sowie Probevisitationen inkl. realistischer Übungen der Kollegialen Dialoge anzubieten.
Dies gibt den Mitarbeitern Sicherheit im Auftreten, übt die nötige Konzentration und deckt inhaltliche Wissenslücken auf. Auch die besonderen Verhaltensregeln können eingeübt werden. Gerade Führungskräften fällt es erfahrungsgemäß gelegentlich schwer, sich plötzlich in der Rolle eines „Prüfungs-Kandidaten“ zurechtzufinden.
Hier stellen wir beispielhaft drei von vielen möglichen Fehlerquellen dar, die ein Zertifikat trotz guter Arbeitsleistung und Behandlungsqualität gefährden können und gern vernachlässigt werden:
Fehlerquelle Nr 1: "Nichts gelesen"
Die Mitarbeiter haben sich nicht ausreichend vorbereitet und mit den Unterlagen beschäftigt. Pflicht sollte die Lektüre des Selbstbewertungsberichts sein, um das Wissen über Verfahren und Abläufe aufzufrischen - auch und gerade in anderen oder übergeordneten Bereichen und Strukturen. Doch reines Lesen genügt nicht. Die Mitarbeiter sollten verinnerlicht haben, welche Regeln und Anweisungen die Grundlage für ihr tägliches Tun sind und diese präszise wiedergeben können.
Fehlerquelle Nr. 2: "Lässige Einstellung"
Mitarbeiter nehmen das Verfahren nicht ernst genug und ordnen sich nicht den „Regeln“ einer Visitation unter.
Nach unserer Erfahrung kommt es immer wieder vor, dass einige Mitarbeiter einer Zertifizierung gegenüber kritisch oder gleichgültig eingestellt sind. Dies kann sich in nachlässigem Verhalten äußern. Ein höfliches, pünktliches und aufmerksames Verhalten sollte den Visitoren gegenüber selbstverständlich sein. Sie sind Gäste des Hauses. Das beginnt beim Namensschild, dem ausgeschalteten Handy und endet dabei, nicht ins Wort zu fallen und konkrete Antworten zu geben.
Das Verhalten Einzelner kann das Zertifikat gefährden und immense Kosten verursachen.
Fehlerquelle Nr. 3: "Dokumentenwirrwar"
Dokumente entsprechen nicht den formalen und inhaltlichen Anforderungen.
Alle Dokumente sollten einheitlich strukturiert und layoutet und auf dem aktuellen Stand sein. Zudem sollten an den Arbeitsplätzen die benötigten Mappen oder Ordner mit Leitfäden, Anweisungen u.ä. bereitstehen.
++ Sprechen Sie uns einfach an — wir beraten Sie unverbindlich, welche Schritte zur Vorbereitung Ihrer Zertifizierung sinnvoll sind.