Investitionen in Medizintechnik und Software
strategisch planen und verhandeln
Harte Verhandler holen am Schluss immer noch 5 bis 10 Prozent raus. Doch das Feilschen um teure Medizintechnik oder große Softwarepakete ist nicht jedermanns Sache, gerade wenn man auf eine gute Geschäftsbeziehung angewiesen ist, wenn es später um den Service geht. Deshalb kann es sich lohnen, externe Verhandler einzubinden, die erfolgsabhängig oder nach Aufwand honoriert werden.
Sparen lässt sich durch die Synchronisation aller Einkaufsaktivitäten, durch regelmäßige Nachverhandlung bestehender Verträge und vor allem durch eine ausgeklügelte Beschaffungsstrategie. Da ist häufig mehr „Musik“ drin, als wenn bloß von Fall zu Fall „Schnäppchenjagd“ betrieben wird. Obendrein hilft die strategische Sicht dabei, auf dem Weg zu einer sinnvollen Konvergenz von Medizintechnik, Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) und EDV nicht auszuscheren und schrittweise die Vielzahl der Einzellösungen zu reduzieren, die zwangsläufig Schnittstellenprobleme und mehrfachen Arbeitsaufwand mit sich bringen.
Strategischer Masterplan für das „System Krankenhaus“
Zur strategischen Planung gehört eine Inventur der Medizintechnik, der IuK-Lösungen sowie der EDV inkl. „selbstgestrickter“ Lösungen. Sind diese mit Schnittstellen, ein- und ausgehenden Daten sowie laufenden Kosten dargestellt, lässt sich daraus ein Masterplan für den Ist-Zustand erstellen, der sich auch grafisch im Sinne einer „Prozesslandschaft“ darstellen lässt.
Auf diese Weise können am grünen Tisch Zukunftsszenarien einschließlich Kostenschätzung entwickelt werden. Der Masterplan zeigt, wo Kern- oder Nebenprozesse durch Anpassungen der Technologie effizienter, sprich schneller und günstiger werden können. Gleichzeitig wird klar, ob eine geplante Neuanschaffung tatsächlich effizienzsteigernd und kostensparend ist, ob sie Priorität besitzt und ob sie inhaltlich und technisch zur schrittweisen Konvergenz der Systeme beiträgt.
Folgende Aspekte sollten in die strategische Planung einfließen:
- Entwicklung der Leistungsmengen, insbesondere bei Großgeräten,
- Kooperationsmöglichkeiten mit externen Partnern,
- künftige Kommunikationswege mit Patienten und Mitarbeitern (drahtloser Patientenruf, Telefonie, E-Mail etc.),
- Integration medizintechnischer Geräte (KIS-Anbindung, Schnittstellenreduktion),
- Anforderungen an die bauliche und systemtechnische Infrastruktur sowie
- Qualifikation des EDV-Personals und der User.
Vorbereitung von Verhandlungen
- Suchen Sie bei der Markterkundung nicht nur „horizontale“ Alternativlösungen (Anbietervergleich) sondern auch „vertikale“ (Reduktion oder Ausweitung der Leistungsmerkmale).
- Lassen Sie sich neben „Kauf“ auch Vertragsmodelle wie Miete, Leasing, Pay-per-use-Verträge oder Kombinationen daraus anbieten.
- Prüfen Sie die Bündelung von Investitionen für einen Mengenrabatt.
- Ermitteln Sie eine mögliche Ersparnis durch zeitlich gestaffelte Anschaffung über Rahmenverträge (z. B. mehrere Intensivbetten über einige Jahre).
- Legen Sie Zeitziele fest. Berücksichtigen Sie, wann ggf. neue Versionen den Marktpreis der älteren drücken.
- Bedenken Sie, ob auch ein Gebrauchtgerät einsetzbar ist.
- Definieren Sie anhand der Beschaffungsstrategie die Anforderungen bis ins Detail in einem Pflichtenheft. Dazu gehören auch Nebenleistungen wie Schulung, Support, Wartung und die Merkmale Ausfallsicherheit, Ressourcenverbrauch und Kompatibilität.
Was bei Planung, Vorbereitung und Pflichtenheft versäumt wird, rächt sich bei Einführung und Nutzung, wenn sich plötzlich die Abläufe des Hauses der Technik unterordnen, statt umgekehrt. Das Ziel der Systeme muss sein, der „best-practice“ Ihres Hauses zu dienen.