Stiefkind der Personalplanung
Personaleinsatz und -bedarf synchronisieren
Das Ende vom Lied sind Arbeitsverdichtung, Unzufriedenheit der Mitarbeiter, Überstunden, lange Wartezeiten für Patienten und obendrein Qualitätsverlust durch erhöhte Fehlerquoten.
Doch von vorne: Überlässt man Organisationseinheiten über Jahre sich selbst, entwickeln sie ein Eigenleben. Früher oder später passt die Verfügbarkeit der Mitarbeiter nicht mehr zu den benötigten Leistungszeiten, sie sind dann „asynchron“. Die Differenzen treten sowohl bei einzelnen Wochentagen auf als auch mit Blick auf den jahreszeitlichen Verlauf.
Selbst kleine Abweichungen haben große Auswirkungen, selbst dann, wenn das vorgehaltene Personalvolumen mit dem ermittelten Bedarf nahezu identisch ist (siehe Grafik, Beispiel radiologische Funktionsdiagnostik), dafür jedoch die zeitliche Verteilung nicht passt.
Hinsichtlich des Sparpotenzials gilt der Spruch vom Kleinvieh. Wichtiger sind jedoch die Auswirkungen auf den Betrieb: In unserem Beispielprojekt klagten die Mitarbeiter über die Arbeitssituation gerade während 9 bis 14 Uhr, in denen durchschnittlich ein Mitarbeiter zu wenig verfügbar ist. Zu diesen Zeiten kam es regelmäßig zu extremen Wartezeiten und obendrein folgte ein Rattenschwanz an Problemen mit den Abteilungen. Allgemeine Unzufriedenheit war die Folge.
Synchronisiert werden kann grundsätzlich durch die zeitliche Verlagerung der Leistungserbringung und/oder der Arbeitszeiten. Erfolgsentscheidend ist nicht nur die Anpassung der Zeiten sondern auch die konstante Personaleinsatzplanung, orientiert an der Besetzung der einzelnen Arbeitsplätze. Planbare Fehlzeiten und saisonale Leistungsschwankungen sind zu berücksichtigen. Für unplanbare Fehlzeiten sind Regelungen zu treffen.
In unserem Beispielprojekt wurden durch Änderung der Arbeitszeiten Ressourcen frei, die wieder gezielt eingesetzt werden konnten. Die Arbeitssituation entspannte sich deutlich.
Bewährte Projektphasen:
1) Analyse des Leistungsgeschehens
mit Leistungsdaten, Prozessdarstellungen, Qualitäts- und Serviceanforderungen und Darstellung des arbeitsplatzspezifischen Personalbedarfs. Dem ist die tatsächliche Personalvorhaltung gegenüber zu stellen. Sie ergibt sich aus den durchschnittlichen Besetzungsstärken und Schwankungsbreiten laut Personaleinsatzdokumentation.
2) Synchronisation:
Arbeitszeiten und Besetzungsstärken, zeitliche Veränderungen bei den Leistungsprozessen sowie Regelungen für die Personaleinsatz- und Fehlzeitenplanung werden in Absprache mit den Verantwortlichen festgelegt. Gesetzliche und tarifliche Vorgaben, das betriebliche Mitbestimmungsverfahren sowie die Vorgaben des Budgets sind einzuhalten.
3) Praktische Erprobung
mindestens drei Monate und Erfolgsprüfung.