Personalressourcen sind kostbar!
Viele Zeitfresser lassen sich vermeiden
Zum Glück hat das Büro des Geschäftsführers kein Fenster zum OP. Jede Minute des Wartens und des Stillstands triebe ihm den Schweiß auf die Stirn. Vor dem geistigen Auge läuft der Kostenzähler. Wenn gleichzeitig Überlastung der Mitarbeiter spürbar wird und Überstunden auflaufen, ist es höchste Zeit, aktiv einzugreifen. Eine systematische Analyse und Reorganisation mildern die Wirkungen der Personalnot.
Zeit- und Geldfresser finden sich nicht nur im OP, sondern an unzähligen Stellen im Krankenhaus. Die Ursachen sind ebenso vielfältig (siehe Tabelle).
Drei Hürden gilt es auf dem Weg zum effizienten, prozess- und mitarbeiterorientierten Personaleinsatz zu bewältigen:
Hürde 1:
Bisherige Planung bzw. „traditionelle Arbeitsgewohnheiten“ erfassen. Ein ungeplanter Arbeitsprozess, ob unmittelbar am Patienten oder unterstützend, führt zwangsläufig zur Vergeudung von Personalressourcen.
Hürde 2:
Arbeitsprozess optimieren. Dass es Regeln gibt, bedeutet noch lange nicht, dass diese adäquat sind. Der Personaleinsatz muss hinsichtlich Dauer, Zeit und Qualifikation zum Bedarf passen. Schnittstellen und weitere Faktoren müssen in die Planung einfließen.
Hürde 3:
Wenn der Prozess geplant und optimiert ist, kann es immer noch an der Umsetzung im Arbeitsalltag hapern. Manche Mitarbeiter oder Bereiche halten sich nicht an Vorgaben. Womöglich wurden auch die Prämissen für die Planung nicht korrekt erfasst. Die Umsetzung erfordert daher eine ebenso intensive Begleitung wie die Planung. Ein Review ist unerlässlich.
Fragen Sie uns nach einem Angebot zur Optimierung des Personaleinsatzes.
Ursachen für ineffizienten Personaleinsatz
| Aspekt | Beispiele |
|---|---|
| Unregelmäßigkeit der Prozesse | Fehlende o. nicht aufeinander abgestimmte Ablaufpläne, Urlaubspläne, Fortbildungen und OP-Planung. |
| Überlastung der Mitarbeiter | – Unpassende Arbeitszeitmodelle. – Bereitschaftsdienste, Überstunden sowie zusätzliche Belastung durch Arbeitsgruppen. – Überforderung z. B. Bereitschaftsdienst ohne die nötige Qualifikation und Erfahrung. |
| Verschwendung | > siehe nachfolgende Tabelle. |
Ursachen vergeudeter Personalressourcen
| Aspekt | Beispiele |
|---|---|
| Mehr leisten als erforderlich | – Nicht medizinisch erforderliche Schlussdiagnostik (z. B. Röntgen) eine Stunde vor der Entlassung bindet Ärzte sowie das Funktions- und Pflegepersonal. – Durchführung eigener Untersuchungen (Labor, Radiologie) statt auf Vorbefunde zurückzugreifen. |
| Halbfertige Arbeiten | – Patienten, die zu früh aufgenommen oder zu spät entlassen werden, verursachen unnötigen Pflegeaufwand. – Warten auf Diagnostik unterbricht Therapieplanung. |
| Vermeidbare Fehler | Mehrarbeit aufgrund von Behandlungsfehlern. Aufwand für die Bearbeitung von MDK-Anfragen. Behandlung von nosokomialen Infektionen. |
| Überflüssige Bewegungen und Handgriffe der Mitarbeiter | – Doppelarbeiten wie z. B. Übertragen von Daten von einem zum anderen Medium. – Lange Wegezeiten durch ungünstige – Belegungsplanung und bauliche Situation. |
| Ungeeignete Ausstattung und Ergonomie des Arbeitsplatzes | Unzureichende Software und Hardware-Ausstattung. Materiallager liegen räumlich verteilt. Schwesternzimmer sind ungünstig gelegen. OP, Funktionsdiagnostik, Radiologie etc. liegen räumlich verteilt. |
| Wartezeiten | – Warten auf den Operateur. – Warten auf den Arzt für die Visite. – Warten auf den Patienten für Untersuchungen, wenn er sich im Haus verirrt hat oder nicht informiert ist. |
| Unnötige Bewegungen der Patienten | – Schlechtes Aufnahmemanagement und ungünstige Belegungsplanung führen zu Verlegungen. |
| Nicht qualifikationsgerechte Aufgabenteilung | – Einsatz wertvoller Fachkräfte für Schreib- oder Servicetätigkeiten. – Mitarbeiter können Software nicht effizient einsetzen mangels EDV-Kenntnisse. |